Прием проб и первичная пробоподготовка в лаборатории осуществляется группой приема проб.
Прием проб осуществляется в специально выделенной зоне, на первом этаже лабораторного корпуса ООО "ИЛ Тест-Пущино" (главный вход) с 9-00 до 18-00 с понедельника по пятницу. Пробы, принятые после 16 часов, поступят в работу только на следующий день. Пробы, принятые в пятницу после 14 часов, поступят в работу в понедельник. Доставка пробы в нерабочие часы оговаривается отдельно с руководителем лаборатории.
Главное правило: Без заявки пробы не принимаются! (ЗАЯВКА)
Лаборатория придерживается строгих принципов шифрования и обезличивания проб.
Группа приема проб регистрирует пробу и присваивает шифр, который сохраняется на протяжении всего периода испытаний и хранения пробы в лаборатории. Шифр одновременно является номером протокола испытаний. Шифр никогда не повторяется в течении одного года и не может быть присвоен другой пробе. Шифр пробы един во всех подразделениях.
В группе приема проб ведется регистрация принятых проб, регистрация распределения проб по подразделениям, регистрация хранения и удаления проб с истекшим сроком хранения. Срок хранения пробы в лаборатории – 30 дней со дня регистрации пробы, если не оговорен другой, по требованию заказчика или по требованиям метода испытаний.
Весь процесс приема пробы фиксируется системой видеонаблюдения с целью контроля за состоянием принимаемых проб и разрешения возможных споров.
При приеме проба всегда оценивается на пригодность для испытаний. Фиксируется вес/объем и состояние пробы. Пробы, требующие особых условий транспортирования и хранения, при регистрации в лаборатории контролируются по необходимым характеристикам специальным оборудованием (например, температура для молочных продуктов фиксируется инфракрасным бесконтактным термометром).
Если возникают сомнения о пригодности пробы для испытаний, если проба не соответствует заявленному описанию или требования заказчика сформулированы недостаточно точно, персонал группы приема проб ставит в известность менеджера по качеству или руководителя лаборатории, связывается с заказчиком с целью получения разъяснений и фиксирует всю информацию в журнале приема проб.
Группа оснащена современным оборудованием по хранению и первичной пробоподготовке проб (устройства для измельчения и гомогенизации проб различного типа, в том числе ультрацентробежная мельница Retsch ZM-200).
По номеру, присвоенному пробе сотрудником лаборатории, клиент может отслеживать стадию жизненного цикла своей пробы в лаборатории.